Pestaña Adjuntos

La pestaña Adjuntos permite a los usuarios/administradores asociar los documentos con trabajo. Estos documentos pueden representar cualquier información relacionada con un trabajo. Ejemplos de estos documentos podrían ser

• Documentos de instrucciones de Word
• Propuestas de trabajo
• Mapas escaneados para digitalización
• TIFF para georreferencia

Estos documentos los pueden agregar un administrador o alguien que necesita transmitir información a otro usuario. Después, el usuario puede encontrar el trabajo y cualquier archivo asociado al mismo.

Hay tres maneras de almacenar un adjunto con un trabajo:

• Almacenar como vínculo: almacena un vínculo al archivo en una ubicación. Para que este método sea efectivo, el archivo debe ser accesible desde varias ubicaciones (en un sistema de archivos compartidos).
• Almacenar como integrado: almacena el archivo dentro de la base de datos. Este método puede ocupar espacio significativo en la base de datos, pero el archivo será accesible desde todas las ubicaciones a través de Workflow Manager. Póngase en contacto con el administrador de base de datos para averiguar el límite de tamaño de los archivos para la base de datos en particular (MAXBLOBSIZE).
• Almacenar como URL: almacena la dirección URL dentro de la base de datos.

Al hacer clic en la pestaña Adjuntos cuando un trabajo está seleccionado en la lista de trabajos se muestra algo similar a la figura que aparece anteriormente. Los adjuntos se muestra como iconos en el área grande. Los iconos deben representar el tipo de archivo del adjunto. Hay tres tipos diferentes de vistas que se utiliza para ver los adjuntos: icono, lista y detalles.

Nota:

El control de los adjuntos está limitado por el privilegio Administrar adjuntos. Sin este privilegio, el usuario no puede agregar o quitar adjuntos.

Utilizar la pestaña Adjuntos

Agregar un adjunto al trabajo

Puede agregar adjuntos a trabajos mediante el botón Agregar. El botón Agregar le mostrará un navegador de archivos regular para que pueda elegir cualquier archivo de su sistema de archivos para agregarlo al trabajo.

Pasos:

1. Haga clic en la pestaña Adjuntos.
2. Haga clic en Agregar en el panel lateral.
3. Elija si desea almacenar en la base de datos, como un vínculo o como una dirección URL.
4. Seleccione el archivo que desea adjuntar.

   El icono aparece en la pestaña adjuntos.

   Nota:

   Si aparece un error MAXBLOBSIZE, significa que el archivo es demasiado grande para la base de datos. O bien almacene el archivo como un vínculo o póngase en contacto con el administrador de base de datos para aumentar el tamaño permitido.

Eliminar un adjunto desde el trabajo

Los adjuntos que se agregan al trabajo se pueden eliminar de el sistema mediante el botón Eliminar. Si el adjunto está integrado, lo eliminará completamente de la base de datos. Si es un vínculo, solo eliminará la referencia al archivo y no lo elimina de su sistema de archivos.

Pasos:

1. Haga clic en la pestaña Adjuntos.
2. En la lista de adjuntos disponibles, seleccione el icono del adjunto que desea eliminar.
3. Haga clic en Eliminar en el panel lateral.
4. Confirmar la eliminación.

   El icono desaparece para mostrar que se eliminó el adjunto.

Ver un adjunto en el trabajo

Los adjuntos que se agregan al trabajo se pueden ver mediante el botón Vista. Esto abrirá el archivo con el programa asociado de Windows o puede elegir el programa adecuado para ver el contenido del adjunto.

Pasos:

1. Haga clic en la pestaña Adjuntos.
2. Seleccione el adjunto que desea ver.
3. Haga clic en Abrir en el panel lateral.
   Sugerencia:

   También puede hacer doble clic en el icono.

   El adjunto se abre en la aplicación adecuada.

Guardar un adjunto desde la trabajo

Los adjuntos se pueden guardar desde el trabajo. Esto puede ser útil si desea actualizar el contenido del adjunto basado en los resultados del trabajo. Puede guardarlo para modificar el contenido, luego leerlo como un adjunto del trabajo.

Pasos:

1. Haga clic en la pestaña Adjuntos.
2. Seleccione el adjunto que desea guardar.
3. Haga clic en Guardar como en el panel lateral.
4. Navegue hasta una carpeta y elija un nombre de archivo.